Come GN Group è diventato Pronto per ESEF

GN è diventato pronto per ESEF con ParsePort

A partire dal 1 ° gennaio 2021, tutte le società quotate in borsa in Europa sono tenute a presentare le proprie relazioni finanziarie annuali secondo ESEF. E visto che GN è quotata alla borsa danese dal 1869, non fa eccezione.

Il team di GN ha selezionato ParsePort come fornitore ESEF e dopo aver completato il processo di onboarding, abbiamo incontrato Anton Sibast Laugesen, Senior Director in Group Finance e responsabile per Group Financial Reporting & Controlling in GN, per parlare di come prepararci per ESEF e cosa hanno considerato prima di scegliere un fornitore.

Azzerrando l'incertezza che circonda ESEF

Una delle cose che aiutano davvero i mercati e le aziende è fare le cose in modo sicuro e controllato. Ed è così che GN ha sempre fatto affari.

Quando abbiamo chiesto ad Anton quale fosse il più grande desiderio di GN, quando hanno iniziato la loro ricerca di un provider ESEF, la sua risposta ha toccato il fatto che GN voleva integrare gli standard ESEF in modo sicuro e controllato quando introduceva nuove soluzioni e prodotti in un flusso di lavoro esistente .

“Poiché ESEF è un nuovo formato, volevamo chiarezza e approfondimenti sugli effetti che avrebbe avuto sul processo di archiviazione e, come la maggior parte delle altre società quotate, lo volevamo a tempo debito.” Anton ha risposto, aggiungendo “Volevamo sapere come sarebbe stato influenzato il nostro processo di chiusura, quando abbiamo aggiunto la conversione ESEF al nostro flusso di lavoro”.

Le intuizioni e la chiarezza su come ESEF avrebbe influenzato il loro processo di chiusura sono diventate la forza trainante dietro gli sforzi del nostro team per capire quale soluzione ESEF si adattava meglio a GN, e per inciso è anche il modo in cui hanno scoperto ParsePort.

“Quando abbiamo iniziato a cercare un fornitore ESEF, abbiamo partecipato a diversi seminari esterni, in cui una serie di fornitori ESEF hanno tenuto presentazioni e ogni volta che siamo andati ParsePort era rappresentato”.

La raccolta di conoscenze è un buon primo passo per molte aziende quando iniziano a cercare un fornitore ESEF. Ciò che conta davvero, tuttavia, è che il fornitore comprenda le sfide e le possibilità legate al processo di segnalazione.

“Ovviamente abbiamo esaminato altri fornitori durante il processo di selezione, ma abbiamo deciso di utilizzare ParsePort abbastanza presto. Ho avuto un buon presentimento per te, e parte del motivo era la vostra comprensione del processo che stavamo attraversando. Avete compreso l’importanza di una soluzione che fosse in grado di gestire gli aggiustamenti dell’ultimo minuto. ” Anton ha detto, quando gli abbiamo chiesto perché hanno optato per ParsePort invece di un’altro fornitore ESEF.

“Come ho detto, il nostro interesse principale relativo a ESEF era che GN potesse continuare a fornire l’eccellenza nel reporting e tu sei stato bravo a metterti nella nostra posizione e renderlo possibile, quindi quando abbiamo deciso di mettere nero su bianco ero molto fiducioso che avevamo fatto la scelta giusta. “

GN ha mantenuto il suo workflow invariato

Mentre volevamo che GN, come tutti i nostri clienti, avesse la capacità di apportare modifiche dell’ultimo minuto ai loro rapporti, volevamo anche assicurarci che potessero mantenere il più possibile il loro flusso di lavoro corrente.

Durante la creazione dei rapporti annuali, la maggior parte delle aziende impiega professionisti del marketing / comunicazione e finanziari per portare a termine il lavoro. Ogni squadra ha un diverso set di strumenti. Se avessimo fornito a GN un nuovo strumento per la creazione di report, significherebbe molta formazione e un enorme cambiamento nel processo di chiusura.

Invece di uno strumento completamente nuovo, abbiamo optato per una soluzione in cui possono continuare a utilizzare gli stessi strumenti di sempre. Il  team di marketing / comunicazione può continuare a lavorare in InDesign, Word, Adobe o con un altro strumento in grado di produrre un PDF, mentre il loro finance team può continuare a lavorare in Excel.

Abbiamo persino integrato il nostro tagger ESEF con Excel, il che significa che il processo di etichettatura viene eseguito con strumenti a cui sono già abituati a lavorare. Quando hanno finito, tutto ciò che devono fare è caricare i loro file sul nostro portale online e la conversione viene eseguita in un paio di minuti.

Sebbene questa sia stata la risposta perfetta a uno dei desideri primari di GN, è anche una parte integrata del nostro prodotto, il che significa che tutti i nostri clienti beneficiano dello stesso basso impatto sul loro processo di chiusura e capacità di gestire le modifiche dell’ultimo minuto ai loro rapporti .

“Avendo visto cosa può fare il tuo prodotto, non credo davvero che dobbiamo implementare modifiche più grandi al nostro flusso di lavoro, che è esattamente ciò che speravamo di ottenere.” Anton ha detto, quando gli abbiamo chiesto se si aspettava modifiche al loro processo di chiusura.

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